- Bepaal het kiesstelsel dat wordt gehanteerd (personen- of lijstenstelsel). Waarschijnlijk is dit al reglementair bepaald, maar neem het reglement nog eens onder de loep. Is het stelsel dat wordt gehanteerd eigenlijk wel passend bij uw organisatie? Hoe kleiner een organisatie, hoe beter men elkaar kent. Een personenstelsel kan dan prima. In het geval van een lijstenstelsel wordt ter bepaling van de uitslag een kiesdeler berekend. Af en toe staat er in het reglement dat een persoon pas verkozen mag worden wanneer een bepaald percentage van de kiesdeler is behaald. Deze toevoeging zorgt soms voor ongewenste situaties zoals het niet kunnen toekennen van zetels omdat geen enkele kandidaat aan deze voorwaarde voldoet. Denk hier goed over na alvorens u het reglement definitief maakt.
- Bepaal of er gebruik moet worden gemaakt van verschillende kiesgroepen. Is de organisatie zo groot dat men elkaar buiten de eigen afdeling nauwelijks kent? Wellicht is het werken met kiesgroepen een goede oplossing. Zo stemt men alleen op kandidaten die men kent en wordt de OR door alle geledingen van de organisatie vertegenwoordigd. Soms komt het voor dat het stelsel in combinatie met kiesgroepen handig werkt voor reguliere verkiezingen, maar zijn doel voorbij schiet bij tussentijdse verkiezingen. Houd hier rekening mee.
- Bepaal hoeveel stemmen de stemgerechtigden mogen uitbrengen. In het geval van een personenstelsel staat er vaak in een reglement dat men op net zoveel kandidaten mag stemmen als dat er zetels beschikbaar zijn. Wanneer er weinig zetels beschikbaar zijn, is dit een goede regel. Door op meerdere kandidaten te stemmen wordt de kans van een gelijke uitslag verkleind. Bovendien laat je de stemgerechtigde op deze manier zijn/haar eigen OR samenstellen. Zijn er echter bijvoorbeeld 10 zetels vacant, dan kan het voor de stemgerechtigde lastig zijn om 10 kandidaten te selecteren. Er kan dan voor de regel worden gekozen om het aantal zetels/2 naar boven afgerond te hanteren om het aantal uit te brengen stemmen te bepalen.
- Bepaal of het mogelijk moet zijn om een blanco stem uit te brengen. Een blanco stem is een alternatief voor het stemmen op één of meerdere kandidaten. Het verschil tussen ‘niet stemmen’ en blanco stemmen is dat de blanco stemmen wel meetellen in de opkomst.
- Bepaal of je de stemgerechtigden de mogelijkheid wilt geven om een collega te machtigen.
- Bepaal hoelang de bewaartermijn moet zijn. De bewaartermijn geeft aan hoelang de gegevens betreffende de verkiezing moeten worden bewaard. Standaard is de bewaartermijn 3 maanden, maar dit kan verlengd/verkort worden. Ook hierbij geldt, wanneer u dit wilt, dient u het ook in het reglement aan te passen.
- Denk na over de kandidatenfiches. Op de verkiezingsomgeving worden de kandidaten getoond op een eigen kandidatenfiche. Hier kan een foto, motto en motivatie op worden geplaatst. Denk alvast na wat voor informatie van de kandidaten voor de stemgerechtigden van uw organisatie belangrijk is om te weten. Is dit de afdeling, de functie, of wellicht hoelang de persoon in dienst is? Wellicht moeten de kandidaten in de motivatie een aantal vragen beantwoorden. Of wilt u het juist helemaal aan de kandidaten zelf overlaten? Denk hier alvast over na en indien er een format beschikbaar is kunt u deze al op tijd naar potentiële kandidaten doorsturen.
- Bedenk op welke e-mailadressen u de stemgerechtigden wilt gaan aanschrijven. Indien iedere medewerker beschikt over een eigen werk e-mailadres dan zijn deze e-mailadressen het meest geschikt om de stemgerechtigden uit te nodigen voor de verkiezing. Houd wel rekening met medewerkers die vaak op pad zijn en die niet regelmatig hun werk e-mailadres (kunnen) checken. Geef medewerkers eventueel de mogelijkheid om aan te geven dat ze de uitnodiging op het privé e-mailadres willen ontvangen. Ook eventuele stemgerechtigde uitzendkrachten en vakantiemedewerkers zonder werk e-mailadres moeten worden kunnen bereikt. Bedenk alvast hoe je expliciete toestemming kunt verkrijgen om de privé e-mailadressen te gebruiken ten behoeve van de verkiezing.
Nieuwsgierig geworden?
Wij leren u graag kennen!
Persoonlijk contact vinden wij fijn, bijvoorbeeld via een Teams afspraak. Op kantoor heten we u uiteraard ook van harte welkom! Stuur ons een e-mail, dan plannen we een afspraak in.
