Alles over (tussentijdse) vacatures voor de ondernemingsraad
Waar te beginnen
Digitale OR-verkiezingen
Veelgestelde vragen
Bij het schrijven van dit artikel zijn wij uitgegaan van het voorbeeldreglement van de SER, de geldende Nederlandse wetgeving / Wet op de ondernemingsraden (WOR) en onze eigen ervaringen bij het organiseren van duizenden ondernemingsraad (OR) verkiezingen.
Een ondernemingsraad (OR) is een essentieel onderdeel van een organisatie omdat het werkt als een brug tussen het management en de in de onderneming werkzame personen.
De OR heeft ook het recht om te adviseren over belangrijke beslissingen en plannen binnen de organisatie, zoals fusies of reorganisaties. Dit betekent dat werknemers een stem hebben in de besluitvorming van de organisatie en dat de dialoog wordt gestimuleerd. Bovendien zorgt de aanwezigheid van een OR voor meer transparantie, aangezien het helpt om informatie tussen het management en de werknemers te verspreiden.
Een ondernemingsraad creëert een gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid bij de werknemers. Daarom is dit niet alleen cruciaal voor het welzijn en de tevredenheid van de werknemers, maar ook voor de algemene productiviteit en het succes van de organisatie.
Wanneer moet een organisatie een ondernemingsraad oprichten?
Een ondernemingsraad zet zich in om de belangen van de medewerkers én die van de organisatie te behartigen. De leden van de ondernemingsraad worden gekozen door én uit de medewerkers van de organisatie. Het is niet altijd verplicht om een OR in te stellen. In plaats daarvan kan er gekozen worden voor bijvoorbeeld een Personeelsvertegenwoordiging (PVT), een medezeggenschapsorgaan voor kleine organisaties.
Minder dan 10 medewerkers? Het is niet verplicht om een OR in te stellen. Het is ook niet verplicht om een PVT in te stellen. Het is natuurlijk wel altijd mogelijk om, ondanks dat het niet verplicht is, alsnog een OR of PVT in te stellen.
10 tot 50 medewerkers? Het is niet verplicht om een OR in te stellen. Als de meerderheid van het personeel daarom vraagt, is het wel verplicht om een PVT in te stellen. Het is natuurlijk wel altijd mogelijk om, als het personeel hier niet om vraagt, alsnog een OR of PVT in te stellen. Is er geen OR of PVT, dan is het wel verplicht om voldoende personeelsvergaderingen (PV) te houden om de medewerkers regelmatig inspraak te geven en te informeren.
50 medewerkers of meer? Alle organisaties met meer dan 50 medewerkers zijn verplicht om een ondernemingsraad (OR) in te stellen. Heeft een ondernemer meerdere bedrijven? Dan moet elk bedrijf met 50 medewerkers of meer een OR hebben. Wanneer een ondernemer meer bedrijven heeft, maar ieder bedrijf minder dan 50 medewerkers heeft, dan mag dit één gezamenlijke OR zijn.
Wat wordt er precies verstaan onder ‘medewerkers’?
De volgende vraag die wellicht opkomt: wat wordt er precies bedoeld met het woord ‘medewerkers’? Artikel 6.1 van de WOR stelt:
Een OR bestaat uit leden die door de in de onderneming werkzame personen rechtstreeks uit hun midden worden gekozen.
In de onderneming werkzame personen zijn: • Degenen die in het kader van werkzaamheden van de onderneming daarin ten minste 15 maanden werkzaam zijn middels een uitzendovereenkomst; • Degenen die middels een publiekrechtelijke aanstelling of arbeidsovereenkomst met de ondernemer werkzaam zijn in een door een andere ondernemer in stand gehouden onderneming; • De bestuurder of de bestuurders van de onderneming behoren derhalve niet tot de in de onderneming werkzame personen.
Voordelen digitale verkiezingen en Inkesta
Digitale OR-verkiezingen zijn ondertussen niet meer weg te denken. Vanaf de werkplek of vanuit huis stemmen op een zelf gekozen moment. Geen gedoe met stembussen, stembiljetten en stemmen tellen. Bijkomend voordeel is dat online verkiezingen veel minder tijd en geld kosten. Inkesta is de specialist op het gebied van online OR verkiezingen. Zo kunnen wij in ieder van het deel van het traject ondersteuning bieden.
Kiesgerechtigd zijn de personen die gedurende ten minste 3 maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest.
Verkiesbaar tot lid van de ondernemingsraad zijn de personen die gedurende ten minste 3 maanden in de onderneming werkzaam zijn geweest.
Let op: Voor een uitzendkracht geldt door bovenstaande dat deze dan pas 3 maanden na de periode van 15 maanden (18 maanden in totaal) ook stemgerechtigd en verkiesbaar is.
Wanneer zijn OR-verkiezingen noodzakelijk?
In de Wet op ondernemingsraden (WOR) staan de stappen beschreven om een ondernemingsraad te vormen. Om een OR in te kunnen stellen moeten medewerkers zich kandidaat stellen. Als blijkt dat er meer kandidaten zijn dan er zetels te bezetten zijn, dan moeten er er verkiezingen worden uitgeschreven.
Tijdens de stemming zullen de stemgerechtigde medewerkers een stem uitbrengen op een of meerdere kandidaten. Zodra de verkiezingen gesloten zijn, zullen de stemmen worden geteld. Aan de hand van het reglement zal de uitslag worden bepaald. De gekozen leden zullen zitting nemen in de OR.
De rol van de vakbond bij OR-verkiezingen
Voor een verkiezing schrijft een organisatie de relevante werknemersorganisaties aan om aan te kondigen dat er verkiezingen aankomen. Vakbonden hebben de verantwoordelijkheid om hun leden te informeren, te begeleiden en te vertegenwoordigen bij verkiezingen. Zij helpen de leden bijvoorbeeld met het begrijpen van het verkiezingsproces, het opstellen van de kandidatenlijsten en het voorbereiden van de kandidatuur. De vakbond vraagt vervolgens aan haar leden wie zich kandidaat wil stellen.
Daarnaast is de vakbond er om de rechten van zijn leden te beschermen en ervoor te zorgen dat het verkiezingsproces eerlijk en transparant verloopt. Kortom, de vakbond fungeert in de context van OR-verkiezingen als een ondersteunende, adviserende en beschermende organisatie. Zijn rol is van essentieel belang voor het creëren van een eerlijke en geïnformeerde verkiezingsomgeving.
Wie organiseert de verkiezingen?
Indien er nog geen OR bestaat Indien er nog geen OR aanwezig is, dan dient er eerst een voorbereidingscommissie ingesteld te worden. Dit is een groep personen die de OR verkiezingen gaan organiseren. Zij maken samen met de ondernemer een voorlopig reglement. Hierin staat het volgende beschreven: het proces van het werven van kandidaten, het verloop van het stemmingstraject en de taken van de OR totdat het definitieve OR-reglement is opgesteld. Op deze website kun je gemakkelijk een (voorlopig) reglement maken.
Indien er al een OR bestaat Indien er al een OR aanwezig is, dan kunnen deze leden de verkiezingen organiseren. Je kunt hiervoor een verkiezingscommissie instellen.
Ambtelijk Secretaris De organisatie kan er ook voor kiezen om een ambtelijk secretaris aan te stellen. Dit kan iemand binnen de organisatie zijn, maar ook iemand van daarbuiten. Deze persoon wordt niet gekozen, maar in plaats daarvan aangesteld om de OR te helpen. Binnen het takenpakket kan dus ook de organisatie van OR verkiezingen vallen.
De secretaris van de ondernemingsraad doet van een en ander mededeling aan de ondernemer, aan de medewerkers en aan de werknemersorganisaties. Tussen het doen van deze mededeling en de datum waarop de stemming wordt gehouden, liggen ten minste dertien weken.
De datum van de verkiezing ligt niet eerder dan vier weken en niet later dan twee weken voor de afloop van de zittingsperiode van de aftredende leden van de ondernemingsraad.
Uiterlijk negen weken voor de verkiezingsdatum stelt de ondernemingsraad een verkiezingsregister op en neemt daarop op de in de onderneming werkzame personen die op de verkiezingsdatum kiesgerechtigd, respectievelijk verkiesbaar zijn. De ondernemingsraad bericht alle werknemers dat het verkiezingsregister is opgesteld.
Tot uiterlijk zes weken voor de verkiezingsdatum kunnen werknemersorganisaties kandidatenlijsten indienen.
Tot uiterlijk drie weken voor de verkiezingsdatum kunnen de werknemers die geen lid zijn van een werknemersorganisatie kandidatenlijsten indienen.
De kandidatenlijsten worden uiterlijk twee weken voor de verkiezingsdatum door de ondernemingsraad in de onderneming werkzame personen bekend gemaakt.
Stappenplan voor succesvolle OR-verkiezingen
Als we vervolgens voortborduren op het voorbeeldreglement vind je hieronder alle stappen die genomen moeten worden om tot OR verkiezingen te komen.
De data (en tijdstippen van aanvang en sluiting) van de verkiezingen bepalen en vastleggen.
Deze data vervolgens mededelen aan de onderneming en aan de in de onderneming werkzame personen en aan de werknemersorganisaties.
Een kiesregister opstellen van de personen die op de verkiezingsdatum stemgerechtigd, respectievelijk verkiesbaar zijn. Deze inzichtelijk maken aan de betrokkenen.
De medewerkers en werknemersorganisaties uitnodigen om zich kandidaat te stellen/kandidaten aan te leveren.
Onderzoeken of de ingediende kandidatenlijsten en de kandidaten die daarop voorkomen voldoen aan de eisen van de wet en het reglement.
Inventariseren of er een stemming nodig is en de kandidatenlijsten aan de in de onderneming werkzame personen bekendmaken.
Indien er een stemming nodig is, dan de stemming opzetten.
Iedere stemgerechtigde persoon in staat stellen de stem(men) uit te brengen middels een geheime papieren of elektronische stemming.
Aan het eind van de stemming het aantal geldige stemmen vaststellen dat op elke kandidaat is uitgebracht.
De uitslag vaststellen en bekendmaken aan de ondernemer, aan de in de onderneming werkzame personen en aan de werknemersorganisaties die kandidaten hebben voorgedragen.
Indien papieren stemming: de gebruikte stembiljetten in een gesloten envelop bewaren en na het bewaartermijn vernietigen. Indien elektronische stemming: de in het beheer (of in het beheer van een derde) zijnde privacygevoelige data na het bewaartermijn (laten) vernietigen.
Inkesta heeft jarenlange ervaring met het organiseren van veilige digitale OR verkiezingen en kan bovenstappen stappen volledig uitvoeren. Ook papieren stembiljetten zijn voor ons geen probleem.
De eerste stap voor het organiseren van een OR-verkiezing is om alle medewerkers van uw organisatie op de hoogte te brengen wanneer de kandidaatstellingsfase plaatsvindt. Gedurende de kandidaatstellingsfase mogen alle medewerkers, die langer dan 3 maanden (flexwerkers/uitzendkrachten 15 maanden) in dienst zijn (dit is door de WOR vastgesteld), zich kandidaat stellen voor de ondernemingsraad van uw organisatie.
Medewerkers kunnen zich kandidaat stellen door een kandidaatstellingsformulier in te vullen en te ondertekenen. Het kandidaatstellingsformulier kan bij de verkiezingscommissie worden opgevraagd. Het ondertekende formulier wordt door de verkiezingscommissie beoordeeld. Als de kandidaat aan alle voorwaarden voldoet, dan is deze officieel kandidaat voor de aankomende verkiezingen.
Veelgestelde vragen
1. Wanneer is de verkiezingsdatum?
Regelmatig komt de term ‘verkiezingsdatum’ voorbij in de communicatie over OR-verkiezingen. Veel organisaties gaan ervan uit dat dit de datum is waarop de verkiezingen starten. Maar niet iedereen weet dat de verkiezingsdatum staat voor de datum waarop verkiezingen plaatsvinden. Het kan ook voorkomen dat een verkiezing meerdere dagen of weken duurt. In dit geval wordt de laatste dag dat er gestemd kan worden als verkiezingsdatum gezien.
De verkiezingstermijnen uit het reglement zijn direct gerelateerd aan de verkiezingsdatum. Er wordt vanaf de verkiezingsdatum teruggerekend om de termijnen te bepalen. Dit kan dus ook invloed hebben op het aantal stemgerechtigde en verkiesbare personen.
2. Hoe organiseert de ondernemingsraad de verkiezingen?
Het OR-reglement wordt vastgesteld door de organisatie van de verkiezingen. Dit document bevat de regels voor het indienen van de kandidatenlijst, de uitvoering van de verkiezingen, de bekendmaking van de uitslag van de verkiezingen, het te volgen tijdspad etc.
3. Wat is een succesvolle OR-verkiezing?
Een succesvolle OR-verkiezing is er één waarin alle OR-leden gekozen worden door de werknemers van het bedrijf via een eerlijk en transparant proces. Daarnaast wordt de uitslag van de verkiezingen breed geaccepteerd door de werknemers van het bedrijf.
4. Wat betekent het als iemand zich kandidaat stelt voor de OR?
Wanneer iemand zich kandidaat stelt voor de OR, dan is die persoon bereid om een zetel in de ondernemingsraad te bezetten. Dit houdt in dat deze persoon zich actief gaat inzetten voor de belangen van de werknemers binnen het bedrijf waarin deze persoon werkzaam is.
5. Wat is het OR-reglement?
Het OR-reglement is een document dat de regels bepaalt voor de werking van de ondernemingsraad. Dit omvat onder andere de procedure voor het organiseren van de verkiezingen, het aantal leden in de OR en de wijze van stemmen tijdens de verkiezingen.
6. Wat gebeurt er tijdens tussentijdse verkiezingen?
Wanneer er een vacature ontstaat in de ondernemingsraad buiten de gewone verkiezingstijd om, worden er tussentijdse verkiezingen gehouden. De procedure voor deze verkiezingen is vastgelegd in het OR-reglement. Voor verkiezingen bij tussentijdse vacatures kan de verkiezingscommissie een ander tijdspad aanhouden dan bij reguliere verkiezingen (dit moet in het reglement worden vastgelegd). Staat er in het reglement niets over een ander tijdspad vermeld? Dan worden de termijnen van de reguliere verkiezingen aangehouden.
7. Wat is het verschil tussen een personenstelsel en een lijstenstelsel?
Bij het opstellen van een reglement wordt er een keuze gemaakt uit 2 kiesstellen: een personenstelsel of een lijstenstelsel.
Als er een personenstelsel wordt gehanteerd, dan wordt er op een persoon gestemd. Er worden een of meerdere kandidaten geselecteerd op het stembiljet, afhankelijk van de bepalingen in het reglement. Bij dit kiesstelsel kan gekozen op welke volgorde de kandidaten op het stembiljet worden getoond. Dit kan een willekeurige volgorde zijn of alfabetisch. De kandidaat of kandidaten met het hoogste aantal geldige stemmen nemen zitting in de OR.
In het geval van een lijstenstelsel stem je op een lijst. Bij verkiezingen voor bijvoorbeeld de Tweede Kamer wordt dit kiesstelsel ook gehanteerd. Er kan slechts één kandidaat geselecteerd worden op het stembiljet. De volgorde van de kandidaten op de lijst wordt vooraf bepaald. De zetelverdeling vindt plaats op basis van het aantal geldige stemmen dat een lijst heeft ontvangen. Hierbij wordt er gekeken naar de kiesdeler: het aantal geldige stemmen dat een lijst nodig heeft om een zetel te bemachtigen. Wat nog van belang is bij een lijstenstelsel is het onderscheid tussen georganiseerde en ongeorganiseerde lijsten bij een OR verkiezing. Georganiseerde lijsten zijn vakbondslijsten waar een kandidaat lid van is. Denk aan bijvoorbeeld de FNV, CNV en Nu’91. Ongeorganiseerde lijsten bestaan uit kandidaten die niet lid zijn van een vakbond.
Kleine en middelgrote organisaties kiezen vaak voor een personenstelsel, omdat de stemgerechtigden de kandidaten persoonlijk kennen. Grote organisaties hanteren in de regel een lijstenstelsel. Medewerkers kennen elkaar niet persoonlijk en in de organisatie speelt vakbondslidmaatschap een rol. Ook bij grote onderwijsinstellingen zoals hogescholen en universiteiten is er vaak sprake van een lijstenstelsel als kiesstelsel.
8. Hoe wordt de uitslag van de verkiezingen bepaald?
Het kiesstelsel dat is vastgelegd in het OR-reglement bepaalt de uitslag van de verkiezingen.
Bij een personenstelsel zijn de kandidaten met de meeste stemmen gekozen tot leden van de ondernemingsraad. Bij een lijstenstelsel gaat de verdeling middels een kiesdeler.
9. Wat zijn geoormerkte zetels?
Naast de standaard zetelverdeling via een van de kiesstelsels, kan de uitslag afwijken als er sprake is van geoormerkte zetels. Deze zetels zijn gereserveerd voor bepaalde groepen/afdelingen/regio’s binnen een organisatie. Kandidaten die onder het bepaalde oormerk vallen, zullen voorrang krijgen bij het toewijzen van de zetel, ongeacht het aantal stemmen dat zij hebben ontvangen. Bij zowel een personenstelsel als een lijstenstelsel kan er sprake zijn van geoormerkte zetels.
10. Hoeveel zetels zijn er in de OR?
Het aantal zetels in de ondernemingsraad is afhankelijk van de grootte van het bedrijf. In de WOR staat hierover voor bedrijven:
met minder dan 50 personen – 3 leden;
met 50 tot 100 personen – 5 leden;
met 100 tot 200 personen – 7 leden;
met 200 tot 400 personen – 9 leden;
met 400 tot 600 personen – 11 leden;
met 600 tot 1000 personen – 13 leden;
met 1000 tot 2000 personen – 15 leden;
Vervolgens bij elk volgend duizendtal personen 2 leden meer, tot ten hoogste 25 leden.
11. Wat te doen bij een gelijk aantal stemmen op meerdere kandidaten?
In het OR-reglement staan de regels van de OR-verkiezing opgenomen. In het reglement staat een artikel over de uitslagbepaling. Dit artikel geeft aan welke procedure/regels gevolgd moeten worden indien er kandidaten met een gelijk aantal stemmen eindigen voor de laatst te bezetten zetel. Een veelvoorkomende oplossing is om het lot te laten bepalen. Dit kan bijvoorbeeld door het opgooien van een munt of het trekken van een lootje.
12. Wat als er precies genoeg of te weinig kandidaten zijn?
Het kan voorkomen dat er bij de sluiting van de kandidaatstelling precies zoveel kandidaten als vacante zetels zijn of dat er te weinig kandidaten zijn. In dat geval zijn er geen verkiezing nodig (tenzij anders vermeld in het OR-reglement).
“Inkesta faciliteert en ondersteunt al enkele jaren naar volle tevredenheid de organisatie van de digitale verkiezingen van de 17 medezeggenschapsraden van NHL Stenden hogeschool. De anonimiteit bij de verwerking van persoonsgegevens (kiesregister, kandidaatstelling en stemming) is gegarandeerd. De ervaring is dat Inkesta erg flexibel is ingesteld, snel en adequaat reageert op vraagstukken en daarin graag oplossingsgericht meedenkt met de opdrachtgever. Klantgericht handelen staat voorop.”
Ontvang een vrijblijvende offerte
Wij helpen u graag bij het opzetten van uw verkiezingen. Wilt u meer over onze dienstverlening weten? Stel uw vraag aan ons via e-mail of telefoon. Wilt u meer weten over de kosten van onze dienstverlening? Vraag dan een vrijblijvende offerte bij ons aan.
