Tijdens het eerste, oriënterende gesprek met Rijksuniversiteit Groningen werd duidelijk dat zij gebruik maken van een speciale procedure tijdens de kandidaatstellingsfase; de zogenoemde lijstindieners procedure. Deze procedure houdt in dat de indieners van lijsten (dit zijn de contactpersonen van de deelnemende partijen) zelf de kandidatenlijst kunnen samenstellen en wijzigen.
De wens was om dit volledig digitaal en binnen een persoonlijke, beveiligde omgeving uit te kunnen voeren. De kandidaat moet, na uitnodiging van de lijstindiener, zijn/haar deelname aan de kandidatenlijst kunnen bevestigen of weigeren. Via een dashboard moeten de contactpersonen van Rijksuniversiteit Groningen kunnen meekijken met de voortgang van deze procedure en de kandidatenlijst, indien nodig, binnen een bepaalde periode kunnen aanpassen.
Tijdens het overleg is besloten dat Inkesta deze tool, binnen de bestaande software van Inkesta, voor Rijksuniversiteit Groningen zou bouwen.
Ontwikkeling
Tijdens meerdere gesprekken zijn de wensen van Rijksuniversiteit Groningen gedetailleerd in kaart gebracht. Inkesta heeft in samenwerking met Rijksuniversiteit Groningen een schematisch overzicht gemaakt van alle functionaliteiten die de nieuwe tool moet bieden. Vervolgens heeft de programmeur van Inkesta de nieuwe tool in de testomgeving klaargezet.
Testen
De Project Managers van Inkesta hebben de nieuwe functionaliteiten getest en uitvoerig onderzocht op veiligheid, anonimiteit en eventuele bugs. Nadat de nieuwe tool was goedgekeurd door de Project Managers, zijn de contactpersonen van Rijksuniversiteit Groningen uitgenodigd om de nieuwe tool te testen binnen de testomgeving. In dit stadium was het nog mogelijk om eventuele (grote) aanpassingen door te voeren. Dit bleek gelukkig niet nodig en de tool kon live worden gezet.
Live-gang
Nadat de tool in de live omgeving was gezet, werd er nogmaals getest door de Project Managers van Inkesta. Dit om er zeker van te zijn dat alle functionaliteiten correct waren doorgevoerd in de live-omgeving en dat alle andere functionaliteiten van de software ook nog naar wens werkten. Vervolgens werd er, volgens standaard procedure, ook nog een ‘officiële’ test met een testpanel van Rijksuniversiteit Groningen uitgevoerd. In dit testpanel zaten zowel personeelsleden als studenten. Na het testen werd er een definitief akkoord gegeven en konden we van start!
Succesvol gebruikt!
Inmiddels is de tool al twee jaar succesvol ingezet voor Rijksuniversiteit Groningen.
“De Rijksuniversiteit Groningen (RUG) is heel tevreden over de samenwerking met Inkesta. Het jaarlijkse verkiezingstraject bij de RUG, van aankondiging van de verkiezingen tot aan de bekendmaking van de uitslag, is behoorlijk complex en uitgebreid. Het gaat om meerdere verkiezingen: voor de Universiteitsraad, verschillende faculteitsraden en dienstraden, over zo’n 40.000 studenten en medewerkers waarbij wordt gewerkt met een lijstenstelsel. Inkesta helpt daarbij ontzettend goed met een heldere en betrouwbare verkiezingsapplicatie waarbij de klant centraal staat. Inkesta is proactief, denkt mee vanuit de klantvraag en geeft oplossingsrichtingen aan.
