Veelgestelde vragen
Op deze pagina kun je veelgestelde vragen, met daarop onze antwoorden, terugvinden. Met als doel jouw vragen op te lossen. Staat jouw vraag hier niet tussen? Stel ze dan gerust door ons te bellen, ons te mailen of via het contactformulier.
Algemeen
Hoe werkt het inloggen bij een verkiezing?
Via ons systeem krijgt iedere stemgerechtigde een e-mail waarin een directe link staat. Deze directe link bevat een “token” waarachter een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie zit. Met behulp van deze directe link kan een stemgerechtigd persoon stemmen. Zodra via deze link is gestemd kan er niet meer worden ingelogd. De melding: “U heeft al gestemd” wordt dan getoond. Wanneer stemgerechtigden per e-mail worden uitgenodigd is de gebruikersnaam het e-mailadres, aangevuld met een wachtwoord bestaande uit een letterreeks. Het is daarom belangrijk dat van iedere stemgerechtigde persoon een uniek e-mailadres wordt aangeleverd. Is dat niet van iedere stemgerechtigde bekend dan kunnen deze mensen per brief worden uitgenodigd. Het verkiezingssysteem creëert dan op basis van dit aantal een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie waarbij de gebruikersnaam nu bestaat uit een getallenreeks.
Wanneer wordt de directe link naar de verkiezingssite verstuurd?
De e-mail met de directe link wordt pas gestuurd wanneer de verkiezing is geopend. Echter kan met behulp van het Bounce-/Testpakket de directe link al eerder worden gestuurd. Hiermee krijgt men dan al toegang tot de verkiezingssite met de kandidatenprofielen. Er kan dan alleen nog niet worden gestemd omdat de stemvakjes worden weggelaten.
Hoe werkt het stemmen bij een verkiezing?
Na het inloggen kom je als stemgerechtigde op de beveiligde verkiezingssite met het stembiljet. Kandidatenprofielen kunnen worden bekeken door op de naam van een kandidaat te klikken. Het aantal kandidaten dat geselecteerd dient te worden, wordt in het stemvakje voor de naam aangevinkt. Vervolgens wordt de stem/worden de stemmen bevestigd door op de stemknop te klikken. Deze wordt pas actief wanneer het juist aantal kandidaten is aangevinkt. Foutief stemmen is dus onmogelijk.
Hoelang duurt het om een verkiezing op te zetten?
Als u ervoor kiest alleen de Verkiezingstool af te nemen en de verkiezing zelf wenst op te zetten geeft u dit aan. Wij sturen u dan een tekenbare offerte toe en zodra deze getekend retour is maken we de gewenste URL aan en sturen u inloggegevens voor de beheerkant van de verkiezing toe, vergezeld van een handleiding. Dit is binnen een dagdeel te organiseren. Daarna kunt u aan de slag met het stapsgewijs vullen van de verkiezing. Het voor de eerste keer opzetten van een verkiezing kost ongeveer 6 uur.
Wenst u ook het Waarborgpakket af te nemen, dan wordt een datum geprikt voor een telefonische intake met uw eigen projectmanager. De verkiezing wordt uitvoerig doorgenomen en op basis hiervan een draaiboek opgesteld. Bij voorkeur starten wij minstens een maand voor de verkiezing met de voorbereidingen. Dit kan echter ook sneller en zou zelfs in 1 week uit te voeren zijn.
Wenst u ook de Wervingstool en/of Kandidaatstelling formaliseren af te nemen, dan start de voorbereiding al veel eerder. Houd dan rekening met minstens 2 maanden voor de verkiezing.
Hoe werken machtigingen?
Voordat de verkiezing start zal de machtigingsmogelijkheid aangeboden en toegelicht worden. Dit kan door Inkesta gedaan worden met behulp van de aankondigings-e-mail die bij het Bounce-/Testpakket hoort, maar dit kan ook door de klant zelf worden gedaan. Machtigingsverzoeken dienen bij de verkiezingscommissie/OR of Inkesta te worden aangegeven voor een bepaalde deadline. Inkesta haalt vervolgens de volmachtgevers uit de lijst met stemgerechtigden. Deze krijgen geen uitnodigings-e-mail meer toegestuurd. De gevolmachtigde personen krijgen een tweede uitnodigings-e-mail (of derde) naast hun eigen uitnodiging met hierin in de aanhef “Beste collega (of naam) gemachtigd door [voornaam/achternaam]”.
Is ongeldig stemmen mogelijk?
Wanneer er digitaal wordt gestemd is foutief/ongeldig stemmen onmogelijk. Worden er minder dan de aangevraagde hoeveelheid stemmen aangekruist dan zal de stemknop niet actief zijn en kan de stem niet worden bevestigd en afgerond. Meer dan de aangevraagde hoeveelheid stemmen aankruisen is niet mogelijk.
Hoe werkt blanco stemmen?
Bij iedere verkiezing kan worden aangegeven of een blanco stem van toepassing is ja/nee. Een blanco stem betekent dat de stemgerechtigde gebruik maakt van zijn of haar stemrecht, zonder voor één of meerdere kandidaten te stemmen. Men stemt dus óf op kandidaten óf blanco. Als er gedeeltelijk blanco gestemd zou kunnen worden, maken de stemgerechtigden gebruik van ongelijk stemrecht. De ene stemgerechtigde kan dan meer stemmen uitbrengen dan de ander. Vaak is er reglementair ook bepaald dat dit niet mag.
Hoe krijg ik inzicht in de uitslag van de verkiezing?
Heeft u alleen de Verkiezingstool afgenomen dan wordt de knop “Eindresultaat” aanklikbaar na afloop van de verkiezing. Hier kunt u de gegevens van de uitslag en opkomst bekijken en in CSV format downloaden. Tot en met het bewaartermijn zijn deze gegevens inzichtelijk. Heeft u ook het Waarborgpakket afgenomen zal de projectmanager een proces-verbaal maken waarin de uitslag en de opkomst staat. In het geval van een lijstenstelsel wordt in dit geval ook de interpretatie van de uitslag door de projectmanager verzorgd.
Welke ondersteuning kan ik vanuit Inkesta verwachten?
Wanneer u alleen de Verkiezingstool heeft afgenomen kunt u gedurende kantooruren (09.00 – 17.00) contact opnemen voor korte vragen, maar in principe zet u de verkiezing helemaal zelf op. Wanneer u ook het Waarborgpakket heeft afgenomen kunt u gedurende kantooruren volledige ondersteuning verwachten van een eigen projectmanager. In uitzonderlijke gevallen kunnen wij ook ondersteuning bieden na kantooruren of in het weekend. Dit wordt altijd samen met de klant van tevoren bepaald. Mocht er behoefte zijn aan extra ondersteuning dan hierboven of in de opdrachtbevestiging vermeld, rekenen wij een uurtarief van € 95,00. Extra ondersteuning wordt alleen doorberekend als u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven.
Stembiljet
Waarom moet je eerst een kandidaat uitvinken voordat je een andere kunt aanvinken?
Uit onze jarenlange ervaring is gebleken dat het stemmen op deze manier het meest intuïtief werkt en dat men hierdoor nooit “per ongeluk” op een verkeerde kandidaat of op verkeerde kandidaten stemt. Na jaren van optimaliseren is het stembiljet op deze manier het meest duidelijk gebleken.
Waarom krijgt men niet eerst een waarschuwing voordat men echt heeft gestemd?
De stemknop wordt pas actief bij het aanvinken van het juist aantal stemmen. De kleur van de stemknop verandert wanneer deze actief wordt. Daarna klikt men bewust op de stemknop om de stem te bevestigen. Na jaren van optimaliseren is het stembiljet op deze manier het meest duidelijk gebleken.
Waarom wordt het profiel pas zichtbaar wanneer men op de naam van een kandidaat klikt?
De foto’s en de informatie van de kandidaat wordt pas zichtbaar na het klikken op de naam, zodat het stembiljet overzichtelijk, duidelijk en snel blijft.
E-mailstroom
Hoe kan het dat een persoon wel de uitnodiging heeft ontvangen, maar geen reminder?
Het kan zijn dat deze persoon al gestemd heeft. Een reminder wordt alleen gestuurd wanneer er nog niet gestemd is. Het zou ook kunnen dat de persoon inmiddels uit dienst is en is verwijderd uit de lijst met stemgerechtigden. In een zeldzaam geval kan de ontvanger in de tussentijd iets aan de beveiliging gewijzigd hebben.
Krijg ik inzicht in de eventuele bounces?
Ja, bij het versturen van de eerste e-mail krijgt u een lijst met eventuele bounces. Dit zijn de e-mailadressen waarop de e-mail niet is afgeleverd. Het e-mailadres bestaat niet of de e-mailbox zit vol. Soms komt het ook voor dat de e-mails worden tegengehouden door de ontvangende e-mailserver. Het is daarom ten zeerste aan te raden ons e-maildomein te whitelisten voordat er e-mails verstuurd worden.
Hoe werkt whitelisten?
Wij maken voor de klant een e-maildomein aan. Dit is bijvoorbeeld verkiezing@orverkiezing.com. Wij raden aan om dit e-maildomein te whitelisten. Dit houdt in dat dit e-maildomein als veilig wordt bestempeld gedurende de tijd dat wij e-mails versturen vanaf dit domein. Op deze manier wordt de kans kleiner dat de e-mails worden tegengehouden of in de spambox belanden.
Veiligheid en anonimiteit
Is digitaal stemmen wel veilig?
De software waarmee de stemming wordt georganiseerd en waarmee de e-mails worden verzonden is gemaakt en wordt beheerd door Inkesta. De servers waarop de benodigde informatie wordt opgeslagen staan in Nederland. Hierdoor houden we ons aan de Nederlandse wet- en regelgeving. Onze software voldoet aan de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) en de AVG.
Is digitaal stemmen wel anoniem?
Omdat wij eerlijke verkiezingen garanderen, dienen wij op te slaan hoeveel stemmen er per kandidaat worden gegeven. Er is echter alleen door de programmeurs te achterhalen wie op welke kandidaat heeft gestemd. Ook de programmeurs zullen hiervoor heel diep in het systeem moeten duiken. Omdat de anonimiteit bij verkiezingen van het grootste belang is, zal Inkesta deze informatie nooit vrijwillig afstaan.
Worden er IP adressen opgeslagen?
Er vindt geen controle plaats van publieke IP adressen. Het grote voordeel van het digitaal stemmen is juist dat het stemmen tijd en plaats onafhankelijk is. Ook vanaf een vakantieadres kan er bijvoorbeeld met de IPhone worden gestemd.
Waarom kan ik niet het aantal stemmen per kandidaat inzien?
Eerlijke verkiezingen zijn bij ons van het grootste belang. Om ervoor te zorgen dat de uitslag niet beïnvloed kan worden, is het aantal stemmen per kandidaat pas na sluiting van de verkiezing in te zien. Ook wij hebben hier tijdens de verkiezing geen zicht op.
Loopt het stemmen via het netwerk van de klant of via het internet?
Het stemmen loopt via het internet, op de servers van Inkesta (gevestigd in Nederland).
Is dubbel stemmen mogelijk?
Stemrecht wordt gegeven op basis van een door ons verkiezingssysteem toebedeelde gebruikersnaam/wachtwoord combinatie. Hiermee kan de stemgerechtigde stemmen. Zodra via deze inlog is gestemd kan er niet meer worden ingelogd. De melding: “U heeft al gestemd” wordt dan getoond. Wanneer stemgerechtigden per e-mail worden uitgenodigd is de gebruikersnaam het e-mailadres, aangevuld met een wachtwoord bestaande uit een letterreeks. Het is daarom belangrijk dat van iedere stemgerechtigde persoon één uniek e-mailadres wordt aangeleverd. Is dat niet van iedere stemgerechtigde bekend dan kunnen deze mensen per brief worden uitgenodigd. Het verkiezingssysteem creëert dan op basis van dit aantal een gebruikersnaam/wachtwoord combinatie waarbij de gebruikersnaam nu bestaat uit een getallenreeks.
Hoe lang worden de privacy gevoelige gegevens bewaard?
Wij horen graag hoe lang we de gegevens dienen te bewaren. Dit is standaard 3 maanden, maar kan ook reglementair afwijken. Na deze periode zullen wij alle privacy gevoelige informatie van onze servers verwijderen en wordt u hiervan op de hoogte gesteld via e-mail.
Hoe leggen we de gemaakte afspraken vast omtrent veiligheid en anonimiteit?
Met al onze klanten tekenen we een verwerkersovereenkomst. Hierin staan alle afspraken omtrent de veiligheid van de privacy gevoelige gegevens. Wij hebben een standaard verwerkersovereenkomst speciaal gericht op onze dienstverlening. Mocht u een eigen verwerkersovereenkomst willen hanteren dan willen wij u vragen deze al voor zover mogelijk in te vullen. Inkesta hoeft deze dan alleen maar te controleren en te tekenen. Voor een uitgebreidere procedure kan het voorkomen dat we extra kosten rekenen.
Nieuwsgierig geworden?
Wij leren u graag kennen!
Persoonlijk contact vinden wij fijn, bijvoorbeeld via een Teams afspraak. Op kantoor heten we u uiteraard ook van harte welkom! Stuur ons een e-mail, dan plannen we een afspraak in.
